Văn phòng đại diện nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép

Năm 2021 thủ tục Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ sở pháp lý

1. Luật Thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005
2. Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
3. Thông tư 11/2016/TT-BCT ngày 05/7/2016 của Bộ Công Thương Quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
4. Quy chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước của thành phố Hà Nội trong việc quản lý văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù (ban hành kèm theo Quyết định số 25/2017/QĐ-UBND ngày 27/7/2017 của UBND TP Hà Nội)
5. Thông tư số 143/2016/TT-BTC ngày 26/9/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
6. Quyết định số 4658/QĐ-UBND ngày 29/8//2019 về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực công thương thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Công Thương, UBND cấp huyện.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

1. Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
2. Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD (theo mẫu MĐ-1 kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT ngày 05/7/2016 của Bộ Công Thương)

2. Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam

3. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất

4. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;

5. Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam).

6. Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện

7. Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

1. Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
2. Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
2. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện
2. Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu)
3. Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
4. Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
5. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
6. Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
7. Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
8. Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Một số câu hỏi liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?

Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện; Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn tại mục thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động thu hộ các khoản khách hàng trả công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Các hồ sơ thành lập do công ty nước ngoài ký đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Quý khách hàng quan tâm đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt nam vui lòng liên hệ Công ty Luật Thùy Dương để được hỗ trợ trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất!